เซสชันที่น่ากลัวเหล่านี้อาจสนุก ให้ข้อมูล และมีจุดมุ่งหมาย หากคุณตั้งกฎบางอย่างแค่พูดถึงคำว่า “M” ที่น่ากลัวอาจทำให้ใจสั่นและเหงื่อออกฝ่ามือเพราะกลัวว่าอีกชั่วโมงในชีวิตของคุณจะไม่มีวันกลับมา ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่ฉันมีผมหงอกมากพอแล้ว และการมีการประชุมอีกครั้งไม่ได้ช่วยให้พวกเขาหายไป แล้วจะทำอย่างไร?ประการแรก การประชุมได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ แต่สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือ
วัตถุประสงค์นั้นถูกแย่งชิงโดยบุคคลที่แข็งแกร่งกว่าด้วยเหตุผลมากมาย:
พวกเขาไม่ได้รับบันทึกว่าการประชุมเป็นอย่างไร พวกเขาคิดว่าพวกเขามีสิทธิ์จัดการประชุมตามที่ต้องการ ( มากกว่าสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร) หรือพวกเขาไม่รู้ดีกว่านี้
ที่เกี่ยวข้อง: เพื่อให้การประชุมมีค่า อย่านับหนึ่งที่ผ่านมา (ต่อสัปดาห์)
มีเหตุผลมากมายที่ทำให้การประชุมผิดเพี้ยนไป แต่มีไม่มากสำหรับวิธีทำให้ดีขึ้น มาเปลี่ยนกันเถอะ
ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีในการกำหนดการประชุมครั้งต่อไปของคุณเพื่อให้ประสบความสำเร็จและไม่ทำให้คุณดูแก่กว่าที่เป็นอยู่:
1. แบ่งปันวาระการประชุม
เป็นการดีที่ควรทำเร็วกว่าห้านาทีก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น ผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องรู้ว่าการประชุมเกี่ยวกับอะไร เพื่อให้สามารถเตรียมตัวสำหรับการประชุมได้อย่างเหมาะสม เมื่อผู้คนไม่รู้ว่าจะนำอะไรเข้าสู่การประชุม การประชุมเหล่านั้นจะไม่เกิดผล เพราะตอนนี้จะต้องมีการประชุมใหม่ เพื่อทดแทนวาระการประชุมที่ไม่ได้ให้บริการตั้งแต่ครั้งแรก
มีกำหนดการล่วงหน้าอย่างน้อย 72 ชั่วโมงล่วงหน้า แน่นอนว่ารายละเอียดในนาทีสุดท้ายมักจะเกิดขึ้นเสมอ ดังนั้นเพียงแค่เน้นย้ำแล้วนำไปใช้ใหม่สำหรับวาระการประชุมของสัปดาห์ถัดไป
2. เน้นวัตถุประสงค์
โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบเขียนจุดประสงค์ของการประชุมบนไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ทเพื่อให้ทุกคนได้เห็น ด้วยวิธีนี้ เมื่อหัวข้อต่างๆ เริ่มผิดแผน ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถย้อนกลับไปดูความตั้งใจดั้งเดิมบนกระดานไวท์บอร์ดและถามว่า “สิ่งที่เรากำลังคุยกันนั้นสอดคล้องกับจุดประสงค์ของการประชุมนี้หรือไม่” เป็นวิธีที่ปราศจากข้อขัดแย้งใน
การเตือนผู้คนให้บันทึกการสนทนาในแถบด้านข้างไว้ใช้ในภายหลัง
3. เชิญคนที่เหมาะสม
การประชุมหลายครั้งชะงักงันเพราะมีคนผิดห้อง กล่าวคือ ผู้มีอำนาจตัดสินใจที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ส่งหมายเลข 2 ของตน ซึ่งเมื่อต้องเผชิญกับการตัดสินใจในที่ประชุมก็ไม่กล้าตัดสินใจ เพราะเขาหรือเธอไม่ใช่ “ผู้มีอำนาจตัดสินใจ” ถ้าไม่มีคนที่เหมาะสมก็อย่าคาดหวังผลลัพธ์ที่ “ใช่”
ที่เกี่ยวข้อง: ทำไมคนที่ประสบความสำเร็จจึงไม่นำสมาร์ทโฟนเข้าสู่การประชุม
4. กำหนดระยะเวลา
การมีเป้าหมายว่าการประชุมจะเลื่อนออกไปเมื่อใดทำให้สามสิ่ง: ประการแรก เป็นการบังคับให้ผู้คนมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพการทำงาน ประการที่สอง สร้างความไว้วางใจเพราะเมื่อเวลาผ่านไป ผู้เข้าร่วมเรียนรู้ว่าพวกเขาสามารถไว้วางใจคุณได้เพราะคุณยึดมั่นในจุดยืนและเคารพเวลาของผู้อื่นโดยปฏิบัติตามแผน ประการที่สาม มันทำให้ผู้คนมีความหวังหากการประชุมไม่ใช่ส่วนที่ดีที่สุดในวันของพวกเขา (นั่นเป็นเรื่องตลก)
5. ทำตาม
มีคนสามประเภทในการประชุม: คนที่เข้าร่วม คนที่เข้าร่วม และคนที่กินพื้นที่และสูดอากาศดีๆ นี่คือความแตกต่าง:
ผู้ที่เข้าร่วมฟังและมีส่วนร่วมในหัวข้ออย่างกระตือรือร้น พวกเขาคิดก่อนผู้นำเสนอสามถึงสี่ก้าวตลอดเวลาเพราะพวกเขาขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์และมุ่งมั่นที่จะสร้างผลกระทบ
คนที่เข้าร่วมอยู่ที่นั่นเพราะพวกเขาต้องทำ และจะทำตามทุกอย่างเมื่อถูกถามเท่านั้น แต่พวกเขาไม่ได้เชิงรุกเหมือนในอดีต
กลุ่มสุดท้ายไม่ได้เสนออะไรนอกจากใบหน้าที่สวยงาม (หรือไม่) เพื่อแสร้งทำเป็นสนใจในหัวข้อนั้น และทันทีที่คนอื่นๆ ออกจากห้อง ทุกสิ่งที่พูดคุยกันจะถูกทิ้งก่อนที่เขาจะเข้าสู่ระบบ Facebook (ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นในอีกไม่ช้า ห้านาที)
จากผู้เข้าร่วมประชุมสามประเภท กลุ่มสองและสาม – ผู้ที่เข้าร่วมและผู้ที่ใช้พื้นที่ – คือกลุ่มที่คุณต้องการติดตามผลหลังการประชุม การทำเช่นนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงความรับผิดชอบในส่วนของพวกเขามากขึ้น และดึงความสนใจจากพวกเขาได้มากขึ้นในการประชุมครั้งต่อไป
